Medewerker Centrale Studenten Inschrijving (CSI)

Aan de slag bij De Haagse

In het kort: 
Dienst: Onderwijs, Kennis & Communicatie, afdeling Student Services
Opleidingsniveau: MBO
Aantal uren per week: 1.0 FTE 
Salarisindicatie: Minimaal € 3.311,91 en maximaal € 4.376,46 bruto per maand (o.b.v. full time) 

Hoe ziet het werk van een Medewerker Centrale Studenten Inschrijving (CSI) eruit?
Ben jij servicegericht, nauwkeurig en wil je bijdragen aan een gastvrije, soepele inschrijvingservaring voor (inter)nationale studenten? Beschik je over een scherpe administratieve blik en vind je het leuk om processen te optimaliseren? Dan is deze functie als Medewerker Centrale Studenten Inschrijving  (met focus op bijzondere instroming, Immigratie & CRM) iets voor jou!

In deze veelzijdige rol ben je verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van (inter)nationale studenten bij hun inschrijvings- en beursprocessen. Daarnaast ben je als CRM keyuser de  verbindende schakel tussen de student service desk en het organisatiebrede CRM team, en help jij de dienstverlening naar studenten en de gebruiksvriendelijkheid van het CRM systeem voor CSI collega’s te optimaliseren.

Wat ga je doen?
Als Medewerker Centrale Studenten Inschrijving ben je onderdeel van een dynamisch team, waarin taken kunnen veranderen. Taken binnen deze functie waar je momenteel op wordt ingezet zijn: (Bijzondere) Inschrijvingen, CRM en beurzen voor internationale mobiliteit.

1. Inschrijvingen & Bijzondere Instroming

• Bij backoffice werk je samen met je collega’s aan de volledige en juiste administratieve verwerking van in- en uitschrijvingsverzoeken. Daarbij controleer je of de studenten voldoen aan alle inschrijfcriteria en bewaak je de voortgang van de inschrijvingen. Jouw kennis van het studenteninformatiesysteem OSIRIS komt hierbij goed van pas. Op vrijdagen, en mogelijk woensdagen werk je bij de student service desk.
   
• Organiseren & Coördineren: Je bent verantwoordelijk voor de organisatie, coördinatie en administratie van het 21+ Toelatingsonderzoek.  Daarnaast ondersteun en verwerk je aanvragen voor vrijstellingen van bijv. een taaleis in samenwerking met de Commissie Toelating.

• Begeleiding en Advies: Je ondersteunt student(kandidaten) met vragen over aanmelding en inschrijving.
   
• Secretaris van de Commissie Toelating. De commissie toelating houdt zich bezig met uitzonderlijke aanvragen voor toelating. Een cruciale rol in de ondersteuning en coördinatie van de werkzaamheden binnen de commissie. Als secretaris ben je verantwoordelijk voor de organisatorische en administratieve taken die ervoor zorgen dat de commissie efficiënt functioneert en dat haar werkzaamheden en beslissingen goed worden vastgelegd. Denk hierbij aan agendabeheer en vergaderplanning, notuleren en documenteren van besluiten.

2. CRM (Customer Relationship Management)

• CRM Keyuser: Je werkt nauw samen met collega’s van het centrale CRM team en het CSI team om de klantbeleving verder te verbeteren en bij te dragen aan een gestroomlijnde klantenservice binnen studentservices. Als Key user behartig je ook de belangen van het CSI team en maak je de vertaalslag van gebruiker tot applicatie beheer om het systeem zo gebruiksvriendelijk te maken zodat de executiekracht van het team gerealiseerd kan worden.  
• Data-Analyse en Verbeteringen: Je analyseert klantgegevens om trends te ontdekken en doet voorstellen voor procesverbeteringen. Dankzij jouw inzichten kunnen we onze dienstverlening blijven afstemmen op de wensen en behoeften van onze klanten.

3. Beurzen voor internationale mobiliteit

• Ondersteuning van de beurzen: Coördineren en verwerken van aanvragen voor internationale mobiliteitsbeurzen zoals het VSBfonds en NL scholarships. Zorgdragen voor een correcte en tijdige verwerking van beursaanvragen, inclusief het beoordelen van documenten en het communiceren van beslissingen naar studenten en medewerkers. Bijhouden van wijzigingen in regelgeving en beleid omtrent internationale beurzen en mobiliteit.
   
•  Advies en ondersteuning aan studenten en medewerkers: Voorlichten en adviseren van studenten en medewerkers over beschikbare beurzen en mogelijkheden voor internationale mobiliteit. Organiseren van informatiesessies en workshops om bewustwording en deelname aan mobiliteitsprogramma’s te stimuleren.Fungeren als aanspreekpunt voor vragen en begeleiding over de verschillende beursprogramma’s en aanvragen.
   
• Samenwerking en netwerken: Onderhouden van contacten met (inter)nationale partners en bijdragen aan mobiliteitsinitiatieven.

Wat vragen wij van jou?

Het allerbelangrijkste vinden we dat jij aansluiting hebt met de cultuur op onze hogeschool en dat jij je kunt vinden in onze waarden, onze manier van werken en ons wereldbeeld.

We zijn op zoek naar een medewerker CSI met een klant- en een resultaatgerichte instelling, die de student op 1 zet. Je werkt nauwkeuring, bent analytisch sterk, structureert je werkzaamheden en weet te prioriteren. Ook zie je kansen voor verbeteringen en neemt het initiatief om deze ook door te voeren. Daarnaast vinden wij onderstaande van belang:

• Kennis en Ervaring: Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal mbo-niveau en ervaring in een vergelijkbare administratieve of klantgerichte functie. Affiniteit met inschrijvingen, CRM en/of beurzen voor internationale mobiliteit is een sterke plus.
• Nauwkeurigheid en oog voor detail: Inschrijvingen en immigratieprocessen vereisen een zorgvuldige en gestructureerde werkwijze, iets waar jij in uitblinkt.
• Proactiviteit en flexibiliteit: Je neemt initiatief om processen te verbeteren en kunt goed omgaan met onverwachte situaties.
• Communicatief & klantgericht: Jij weet op een heldere, geduldige en klantgerichte manier te communiceren, zowel mondeling als schriftelijk, zowel in het Nederlands als in het Engels.

Hiervoor kom je graag naar je werk

Voorop staat dat jij je werk met plezier kan doen. Daarnaast bieden wij je:

• Een salaris van minimaal € 3.311,91 en maximaal € 4.376,46 bruto per maand (schaal 8) op basis van een fulltime dienstverband;
• Een arbeidsovereenkomst vanaf 1 maart 2025 voor een jaar (D4) met mogelijkheid van verlenging, met een omvang van 1.0 fte, – 40 uur per week; 
• 8% vakantietoeslag;
• Een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• Ruime verlofregeling;
• De keuze uit een NS-businesscard (2e klas) voor woon-werk verkeer of een vergoeding per kilometer;

> Lees meer over onze aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden

Werken bij De Haagse

Als je werkt bij De Haagse, dan werk je bij een van de meest dynamische en open organisatie in de Stad van Vrede en Recht. Samen met 2.500 collega’s help je 26.000 studenten uit meer dan 120 verschillende landen om zich voor te bereiden op een veelbelovende toekomst in een wereld die iedere dag verandert. Dat doen we door zelf ook mee te groeien en mee te veranderen met die wereld en met de wensen van onze studenten. We werken intensief samen met collega’s, met studenten en met het werkveld. We kijken vooruit, we zijn kritisch en we staan middenin de samenleving.

Daarbij staan diversiteit, inclusiviteit en gelijkwaardigheid centraal bij alles wat we doen. We streven ernaar dat de samenstelling van de studenten- en medewerkerspopulatie een afspiegeling is van de samenleving waarbinnen we werken en we willen iedereen gelijke kansen bieden. We realiseren ons dat dat voortdurende aandacht verlangt. Daar investeren we zelf in en we zien graag dat jij ons daarbij helpt.

Lees hier meer over ons verhaal en onze kernwaarden

De Haagse Hogeschool als inclusieve campus: www.dehaagsehogeschool.nl

Solliciteer bij De Haagse

• We kijken uit naar je sollicitatie. Reageren kan t/m donderdag 30 januari 2025. 
• Solliciteren kan alleen via de onderstaande sollicitatiebutton.
• Denken we dat je bij de functie past? Dan nodigen we je uit voor een gesprek.
• Meer weten over de vacature? Stuur een mailtje naar Melody Mast, Teamleider Studenteninschrijving en International Office, via e-mail m.m.m.mast@hhs.nl.
• Voor informatie over de wervingsprocedure mail je recruitment@hhs.nl of bel je met onze adviseur Recruitment Nicolo Vago, op telefoonnummer; 070-4458612.

Solliciteren kun je doen via de sollicitatiebutton, op deze emailadressen worden geen sollicitaties in behandeling genomen. 
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.